Szafy do przechowywania dokumentów są wykorzystywane w wielu firmach – od banków, urzędów i biur rachunkowych, po firmy ubezpieczeniowe.
Korzystają z nich także osoby pracujące w domu lub osoby prywatne, które chcą zabezpieczyć zgromadzoną dokumentację. Jak wybrać najlepszą szafkę tego typu? O czym warto pamiętać? Czym powinna wyróżniać się taka szafka?
Przechowywanie dokumentacji
Przechowywanie dokumentacji w firmie powinno być bezpieczne i wygodne. Niezwykle istotne jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń oraz usytuowanie mebla tak, aby z łatwością pracownicy mogli się do niego dostać. Niekiedy dokumenty wymagają specjalnej ochrony, co warto mieć na uwadze. Stosować można systemy zamknięte i otwarte, które zapewniają szybki dostęp do papierów. Jednakże w przypadku informacji poufnych i danych wrażliwych, najczęściej korzysta się z zamykanych szaf, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby.
Metalowe szafy
Sporym uznaniem cieszą się metalowe szafy na dokumenty, które pozwalają przetrzymywać nawet poufne papiery. Okazuje się, że najchętniej stosuje się takie rozwiązanie do przechowywania akt osobowych, sprzętu firmowego, ważnych pieczątek, czy też innych rzeczy wymagających zabezpieczenia. Model dobrać należy do pomieszczenia oraz dostosować do wymogów użytkowników.
Dla większego poziomu bezpieczeństwa stworzono szafy pancerne, w których przechowamy także dokumentację formatu A3. Podczas wyboru zwróćmy uwagę na wzmocnienie i solidną konstrukcję, która zapewnią bardzo dobrą jakość. Na szczęście na rynku znajdziemy wiele ciekawych rozwiązań, dlatego każdy z nas powinien znaleźć to, czego potrzebuje.
Dobra jakość to podstawa
Wybór idealnej szafy na przechowywanie dokumentacji wbrew pozorom nie jest łatwym zadaniem. Pancerne szafy znajdziemy w wielu wymiarach i modelach, przy czym istotne są także atestowane zamki. Producenci oferują modele dwu lub jednodrzwiowe, co pozwoli dopasować mebel do każdego wnętrza, bez względu na wielkość. Pancerne szafy na dokumentację bazować mogą na kompaktowych lub dużych rozmiarach i są wykonywane z blachy o danej grubości. Z powodzeniem skorzystają z nich firmy produkcyjne, archiwa i właściciele różnorodnych instytucji.
Okazuje się, że wiele modeli wykorzystamy również do magazynowania nie tylko dokumentów, lecz także sprzętu komputerowego. Dodatkowe schowki posłużą nam jako zabezpieczenie ważnych rzeczy w firmie, które nie są ogólnodostępne. Doskonała jakość to podstawa – dzięki temu szafa posłuży nam przez długi czas i spełniać będzie nasze potrzeby.
Klasy szaf do przechowywania dokumentów
Co ciekawe, właściciele firm powinni pamiętać o tym, żeby zwracać uwagę na regulacje prawne, które dotyczą prawidłowego przechowywania dokumentacji i akt osobowych. Meble tego typu muszą posiadać certyfikat zgodności z normami i odznaczać się danymi kryteriami. W tym przypadku mamy do czynienia z następującymi klasami szaf:
- klasa A – pozwala na przechowywanie dokumentacji poufnej,
- klasa B – zapewnia bezpieczne magazynowanie dokumentacji tajnej.
Największy poziom bezpieczeństwa zapewniają meble z certyfikatem C, 0 i S2. Bez problemu przechowamy tutaj ściśle tajne papiery.
Przedsiębiorca pragnący zakupić szafę na dokumenty musi pamiętać o wielu detalach. To eleganckie i funkcjonalne wyposażenie biur, które ma za zadanie spełniać normy prawne i służyć firmie przez długi czas, jednocześnie zabezpieczając ważną dokumentację. Sporą popularnością cieszą się metalowe szafy, które są solidne i wytrzymałe. Dodatkowe zabezpieczenia uchronią dokumenty przed dostaniem się w niepowołane ręce.
 |
Autor Artykuł powstał przy współpracy ze sklepem internetowym www.sejfexpert.pl – oferującym szeroki wybór sejfów, kas oraz szaf pancernych. |