Umowę można dziś zawrzeć bez drukowania dokumentu i spotkania przy jednym stole. Problem w tym, że pod hasłem „podpis elektroniczny” kryją się różne rozwiązania, które nie zawsze wywołują takie same skutki prawne. Czasem wystarczy e-mail lub kliknięcie przycisku w serwisie, a w innych przypadkach potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny albo szczególna forma przewidziana przez przepisy.
Bezpieczeństwo ma też drugi wymiar. Przed podpisaniem trzeba sprawdzić nie tylko treść dokumentu, ale także tożsamość drugiej strony, adres strony, na której odbywa się podpisanie, oraz sam plik.
Czy każdą umowę można podpisać przez internet?
Nie każdą w taki sam sposób.
W polskim prawie funkcjonuje kilka form składania oświadczeń woli. W praktyce internetowej szczególnie ważne są:
- forma dokumentowa,
- forma pisemna,
- forma elektroniczna,
- szczególne formy wymagane dla konkretnych czynności.
Forma dokumentowa jest stosunkowo elastyczna. Może zostać zachowana wtedy, gdy oświadczenie zostanie utrwalone w sposób pozwalający ustalić osobę, która je złożyła.
W wielu codziennych sytuacjach znaczenie może więc mieć wiadomość e-mail, formularz internetowy czy inny zapis elektroniczny.
Jeżeli jednak przepisy wymagają określonej formy dla konkretnej czynności, zwykła wymiana wiadomości może być niewystarczająca.
Forma elektroniczna to nie każdy dokument wysłany online
Potoczne określenie „umowa elektroniczna” może oznaczać PDF przesłany e-mailem, formularz zaakceptowany w internecie albo dokument podpisany certyfikatem.
Prawna forma elektroniczna ma jednak konkretne znaczenie.
Do jej zachowania potrzebne jest oświadczenie woli w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Taka forma jest równoważna formie pisemnej.
Nie oznacza to jednak, że kwalifikowany podpis zastąpi każdą formę szczególną. Jeżeli przepisy wymagają na przykład aktu notarialnego, sam podpis elektroniczny nie wystarczy.
Czy wpisanie nazwiska pod PDF-em wystarcza?
Nie zawsze.
Wpisanie imienia i nazwiska, wklejenie skanu podpisu, podpis narysowany myszką czy kliknięcie przycisku „podpisz” mogą mieć znaczenie dowodowe i przy umowach niewymagających szczególnej formy mogą być wystarczające.
Nie są jednak automatycznie równoważne podpisowi własnoręcznemu.
Jeżeli od formy zależy ważność umowy lub określony skutek prawny, trzeba sprawdzić wymagania dotyczące właśnie tej czynności.
Co daje kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
W praktyce oznacza to, że tam, gdzie wystarcza forma pisemna, kwalifikowany podpis może pozwolić na zawarcie umowy całkowicie elektronicznie.
Nie należy jednak utożsamiać go z każdym innym sposobem elektronicznego potwierdzania dokumentu.
Profil Zaufany to nie to samo co kwalifikowany podpis
Profil Zaufany służy przede wszystkim do korzystania z usług publicznych i składania podpisu zaufanego.
Nie należy automatycznie zakładać, że podpis zaufany zawsze zastąpi kwalifikowany podpis elektroniczny przy prywatnej umowie.
W niektórych systemach lub szczególnych procedurach przepisy mogą dopuszczać jego wykorzystanie, ale trzeba to sprawdzić dla konkretnej czynności.
Najbezpieczniejsza zasada brzmi więc:
najpierw ustal wymaganą formę umowy, a dopiero potem wybierz sposób podpisania.
Czy umowę można zawrzeć zwykłym e-mailem?
W wielu przypadkach tak.
Jeżeli przepisy nie wymagają szczególnej formy, wymiana wiadomości e-mail może prowadzić do skutecznego zawarcia umowy.
Przykład:
Freelancer przesyła klientowi ofertę wykonania usługi za 3000 zł. Klient odpowiada, że akceptuje zakres prac, cenę i termin.
Taka wymiana może wywołać skutki prawne nawet bez kwalifikowanego podpisu.
Dlatego w negocjacjach warto uważać na sformułowania typu „akceptuję warunki” czy „zgadzam się na tę ofertę”.
Czy kliknięcie „akceptuję” oznacza zawarcie umowy?
Może.
Kupując produkt w sklepie internetowym, zamawiając usługę czy wykupując subskrypcję, często zawieramy umowę bez tradycyjnego podpisu.
Najważniejsze jest jednak to, co dokładnie akceptujemy.
Przed kliknięciem trzeba sprawdzić:
- cenę,
- czas obowiązywania umowy,
- zasady automatycznego przedłużenia,
- sposób rezygnacji,
- dodatkowe opłaty,
- regulamin,
- warunki reklamacji,
- zakres usługi.
Najdroższym błędem bywa nie samo kliknięcie, lecz zaakceptowanie warunków, których wcześniej nie przeczytano.
Przed podpisaniem pobierz i porównaj dokument
Nie podpisuj umowy wyłącznie na podstawie podglądu kilku ekranów.
Jeżeli system na to pozwala, pobierz pełny dokument i sprawdź przede wszystkim:
- dane stron,
- przedmiot umowy,
- cenę lub wynagrodzenie,
- terminy,
- okres obowiązywania,
- zasady wypowiedzenia,
- kary umowne,
- dodatkowe opłaty,
- załączniki i regulaminy.
Jeżeli wcześniej negocjowano warunki, porównaj finalny dokument z ostatnią zaakceptowaną wersją.
Szczególnie sprawdź kwoty, terminy płatności, długość umowy, okres wypowiedzenia i numer rachunku.
Sprawdź, kto naprawdę wysłał dokument
Adres nadawcy może różnić się od prawdziwego zaledwie jedną literą.
Przykład:
ksiegowosc@firma.pl
i
ksiegowosc@firrna.pl
mogą wyglądać niemal identycznie.
Ostrożność powinny wzbudzić wiadomości wywierające presję:
„Podpisz w ciągu godziny”.
„Otwórz dokument natychmiast”.
„Zaloguj się ponownie, aby zobaczyć umowę”.
Jeżeli dokument dotyczy większej kwoty lub ważnego zobowiązania, potwierdź jego wysłanie innym kanałem, korzystając z danych kontaktowych znanych wcześniej.
„Dokument do podpisu” może być próbą oszustwa
Fałszywa wiadomość może prowadzić do strony phishingowej albo zawierać złośliwy plik.
Szczególnie podejrzane są sytuacje, w których rzekoma umowa:
- znajduje się w nietypowym archiwum,
- wymaga uruchomienia programu,
- prowadzi do strony żądającej ponownego logowania do poczty lub banku,
- została przesłana bez wcześniejszego kontaktu.
Nie loguj się do banku ani poczty z linku znajdującego się w podejrzanej wiadomości.
Bezpieczniej samodzielnie otworzyć znany serwis i sprawdzić domenę.
Sama ikona kłódki nie świadczy o uczciwości strony. Oznacza jedynie, że połączenie jest szyfrowane.
Zadbaj o bezpieczeństwo konta e-mail
Przejęcie skrzynki pocztowej może dać przestępcy dostęp do negocjowanych umów, klientów, numerów rachunków i historii korespondencji.
Podstawą jest unikalne hasło oraz uwierzytelnianie wieloskładnikowe.
Osoby korzystające z kont zawodowych mogą dodatkowo rozważyć sprzętowy klucz bezpieczeństwa.
Materiał zawiera linki afiliacyjne. Możemy otrzymać prowizję za zakup dokonany po przejściu przez taki link. Nie wpływa to na cenę produktu dla kupującego.
Przykładem jest Yubico YubiKey 5 NFC, obsługujący między innymi FIDO2 i wyposażony w USB-A oraz NFC. Nie służy do podpisywania każdej umowy i nie zastępuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Może natomiast zwiększyć ochronę zgodnych kont przed przejęciem.
Dla urządzeń z USB-C dostępny jest również Yubico YubiKey 5C NFC.
Taki zakup ma sens przede wszystkim dla osób chroniących ważne konta zawodowe. Do jednorazowego podpisania dokumentu nie jest konieczny.
Jak sprawdzić podpis elektroniczny drugiej strony?
Jeżeli dokument miał zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie wystarczy zobaczyć grafiki podpisu w PDF-ie.
Podpis warto zweryfikować odpowiednim narzędziem.
Sprawdź:
- czy podpis jest prawidłowy,
- kto został wskazany jako podpisujący,
- czy certyfikat był ważny,
- czy dokument został zmieniony po podpisaniu.
Integralność dokumentu jest szczególnie ważna. Jeśli po podpisaniu ktoś zmieni kwotę, termin albo inne dane, prawidłowa weryfikacja powinna ujawnić problem.
Zachowaj oryginalny plik, nie tylko wydruk
Dokument elektroniczny najlepiej przechowywać w jego oryginalnej postaci.
Sam wydruk PDF-a z napisem „podpisano elektronicznie” może nie zawierać danych potrzebnych do późniejszej technicznej weryfikacji podpisu.
Po zawarciu umowy warto zachować:
- finalny plik,
- pliki podpisów, jeśli są oddzielne,
- potwierdzenie procesu podpisywania,
- istotną korespondencję,
- załączniki i regulaminy.
Pobierz dokument od razu po podpisaniu i wykonaj kopię zapasową. Nie zakładaj, że przez wiele lat pozostanie dostępny na koncie w zewnętrznym serwisie.
Sprawdź numer rachunku osobno
Jeżeli umowa wymaga przelania większej kwoty, numer rachunku warto zweryfikować niezależnie.
Przejęta poczta może zostać wykorzystana do przesłania prawdziwie wyglądającego dokumentu ze zmienionym rachunkiem.
Szczególną ostrożność zachowaj wtedy, gdy numer konta różni się od używanego wcześniej.
Przy większej płatności potwierdź go drugim kanałem.
Czy umowę o pracę można podpisać elektronicznie?
Tak, ale trzeba zachować właściwą formę.
Elektroniczny odpowiednik formy pisemnej można uzyskać przez opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Nie należy zakładać, że zwykły e-mail, skan podpisu czy Profil Zaufany zawsze spełnią te wymagania.
W szczególnych systemach publicznych mogą obowiązywać odrębne rozwiązania przewidziane w przepisach.
Czy skan podpisanej umowy wystarczy?
Skan może być przydatnym dowodem, ale nie zawsze zastępuje oryginał.
Jeżeli strony podpisały papierowe egzemplarze własnoręcznie, właśnie te dokumenty stanowią formę pisemną.
Skan ułatwia wymianę kopii, lecz sam w sobie nie staje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Przy umowach niewymagających szczególnej formy sytuacja może być prostsza, ale przy dokumentach wymagających określonej formy trzeba stosować wymagania wynikające z przepisów.
Czy brak właściwej formy zawsze unieważnia umowę?
Nie.
Skutki zależą od konkretnego przepisu.
Brak wymaganej formy może:
- powodować nieważność,
- utrudniać późniejsze dowodzenie treści umowy,
- wpływać tylko na określone skutki prawne.
Dlatego uproszczona zasada „bez podpisu umowa nie istnieje” jest błędna.
Przy umowach dotyczących dużych kwot, nieruchomości, udziałów czy poważnych praw majątkowych trzeba sprawdzić wymagania dla konkretnej czynności.
Najczęstszy błąd? Skupienie się na podpisie i pominięcie treści
Można użyć prawidłowego kwalifikowanego podpisu i nadal zawrzeć bardzo niekorzystną umowę.
Podpis nie sprawdza:
- wysokości kar umownych,
- zasad wypowiedzenia,
- automatycznego przedłużenia,
- możliwości podwyższenia ceny,
- zakresu odpowiedzialności,
- treści dodatkowych załączników.
Bezpieczne podpisanie umowy składa się więc z dwóch elementów:
sprawdzenia treści oraz sprawdzenia sposobu podpisania.
Jedno nie zastępuje drugiego.
Checklista przed podpisaniem umowy przez internet
Przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu:
- Sprawdź tożsamość drugiej strony.
- Pobierz i przeczytaj całą umowę wraz z załącznikami.
- Porównaj finalną wersję z wcześniejszymi ustaleniami.
- Ustal, jakiej formy wymaga dana czynność.
- Sprawdź domenę strony, na której podpisujesz dokument.
- Zweryfikuj podpis drugiej strony, jeśli jest to potrzebne.
- Potwierdź numer rachunku przy większej płatności.
- Pobierz finalną kopię i zachowaj potwierdzenie podpisania.
Kiedy nie podpisywać od razu?
Zatrzymaj się, jeżeli:
- dokument różni się od ustalonej wersji,
- druga strona wymusza natychmiastową decyzję,
- nie możesz pobrać pełnej treści,
- link prowadzi do podejrzanej domeny,
- załącznik wymaga uruchomienia nietypowego programu,
- system prosi o dane niezwiązane z podpisaniem umowy,
- kwota lub rachunek zmieniły się bez wyjaśnienia,
- nie rozumiesz konsekwencji istotnego zapisu.
Przy ważnej umowie kilka godzin przeznaczonych na sprawdzenie dokumentu może być znacznie tańsze niż późniejsza próba wycofania się z niekorzystnych zobowiązań.
Najbezpieczniejsze podpisanie umowy przez internet zaczyna się jeszcze przed użyciem podpisu. Najpierw trzeba ustalić, kto wysłał dokument, czy jego treść jest ostateczna i jakiej formy wymaga dana czynność. Dopiero później można wybrać odpowiednie narzędzie. Technologia ułatwia zawieranie umów na odległość, ale nie zwalnia z najważniejszej zasady: zawsze trzeba wiedzieć, co, z kim i w jakiej formie właśnie się podpisuje.
