Idealne archiwum, czyli jak zaplanować proces przechowywania dokumentacji

Każdy ważniejszy proces dotyczący działalności firmy, warto dokładnie zaplanować. Nie inaczej jest z przechowywaniem dokumentacji. Dzisiaj rozwiewamy niektóre niejasności związane z tym tematem i wskazujemy, jakie możliwości w tym zakresie ma przedsiębiorca.

Przechowywanie a archiwizacja dokumentów?

Te dwa określenia dość często używane są zamiennie, co jest dużym błędem. Chociaż oba dotyczą organizacji dokumentów, nie należy ich ze sobą utożsamiać. Przechowywanie dokumentów to po prostu składowanie akt. Z przechowywaniem mamy więc do czynienia również w biurze, w którym panuje chaos, a procesy są spowolnione, bo żaden dokument nie ma stale przypisanego o miejsca. Archiwizacja z kolei zakłada istnienie systemu, który porządkuje przechowywanie. Zarchiwizowane dokumenty są więc odpowiednio opisane, posegregowane na kategorie, a wszystko to zachowaniem uniwersalnych, ujednoliconych zasad, którymi kierują się profesjonalni archiwiści.

Przechowywanie akt bez archiwizacji często nie ma sensu, chyba że są to rzeczywiście dokumenty, do których nie planujemy wracać przez bardzo długi czas. Firmowe archiwa tak jednak nie działają. Dość często odwiedzają je pracownicy, którzy potrzebują jakichś akt. Czasem też konieczne jest wyciągnięcie dokumentu z archiwum, bo żąda tego instytucja kontrolująca. Przede wszystkim jednak bez odpowiedniej archiwizacji nie da się przestrzegać terminów przechowywania akt.

Każda dokumentacja firmowa ma pewien „okres ważności”. Przedsiębiorca nie może przed upływem tego okresu zutylizować akt (ani ich zagubić). W przeciwnym razie może zostać obciążony wysoką karą. Sprawę komplikuje fakt, że poszczególne typy dokumentacji mają nieco inne okresy ważności. Łatwo wyobrazić sobie, że bez odpowiedniej archiwizacji nie da się przestrzegać tych terminów.

Co oznacza bezpieczne przechowywanie?

W kontekście zgodności z wcześniej przytoczonymi przepisami, za bezpieczne przechowywanie można uznać przechowywanie, które sprzyja przestrzeganiu prawa związanego z okresem przydatności akt. Bezpieczeństwo można rozumieć również bardziej dosłownie i polega ono wtedy na zabezpieczeniu informacji przed osobami, które nie są uprawnione do tego dostępu. W tym celu przedsiębiorcy stosują np. specjalne szafy i inne meble zamykane na klucz lub chronione kodem.

To, na jakie środki bezpieczeństwa zdecyduje się przedsiębiorca w dużym stopniu zależy od niego samego. RODO nie określa bowiem, które zabezpieczenia fizyczne lub logiczne są lepsze bądź gorsze. Należy jednak zaznaczyć, że ta dowolność nie jest całkowita. Za złamanie zasad RODO przedsiębiorca może zostać ukarany wysokimi grzywnami, które sięgać mogą nawet do 20 mln euro lub 4% całkowitego obrotu z roku poprzedniego. Tak dotkliwe konsekwencje do dodatkowa motywacja dla firmy, żeby zadbać o tzw. analizę ryzyka. Przeprowadza się ją, żeby wykryć, które punkty działalności są najbardziej narażone na ewentualny wyciek informacji.

Jak profesjonalnie zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów?

Wcześniej wspomniana analiza ryzyka czasem nie wystarczy, bo przedsiębiorca może albo nie rozpoznać wszystkich zagrożeń, albo nie być w stanie i zaradzić. To właśnie dlatego profesjonalne przechowywanie dokumentów cieszy się niesłabnącą popularnością. Taka usługa polega na przewiezieniu dokumentacji do zewnętrznego obiektu, który jest znacznie lepiej zabezpieczony niż rodzima firma.

Powierzenie dokumentów wyspecjalizowanej jednostce to nie tylko zwiększone bezpieczeństwo. Oprócz tego:

  1. zyskujemy więcej miejsca w firmie;
  2. w razie przeprowadzki firmy znika problem transportu ciężkiego archiwum;
  3. oszczędzamy na wynajmie dodatkowych pomieszczeń pod powiększające się archiwum;

Co również istotne, z firmami takimi jak Rhenus, możemy też liczyć na dodatkowe wsparcie. W rezultacie z pomocą jednego usługodawcy, możemy zadbać nie tylko o przechowywanie dokumentów, ale też o ich utylizację, digitalizację oraz archiwizację.

Źródło: Rhenus-data.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *